LAADUNHALLINTA
Sisällys:
1. Laatujärjestelmä ja sen ylläpito
2. Tarkastusmenettelyt
3. Laatutietokanta
Laadunhallintaan (quality management) kuuluu sekä laadunohjaus (quality control), että laadunvarmistus (quality assurance). Laadunohjauksella tarkoitetaan standardin (ISO 8402) määrittelyn mukaan niiden tekniikoiden ja toimintojen joukkoa, joita käyttämällä pyritään täytttämään laatuvaatimukset. Laadunvarmistuksen tavoitteena on saavuttaa sekä organisaation sisäisten että ulkopuolisten asiakkaiden ja viranomaisten luottamus tavoitteiden toteutumiseen. Tässä dokumentissa kuvataan laatujärjestelmä ja sen ylläpito sekä tarkastusmenettelyjä, jotka toimivat laadunhallinnan molemmilla osa-alueilla. Tarkastusmenettelyillä voidaan painopistettä siirtää virheiden korjaamisesta ennaltaehkäisyyn ja tarkastukseen. Lisäksi dokumentin lopussa kuvataan lyhyesti laatutietokannan sisältöä.
Laatujärjestelmä ja sen ylläpito
Laatujärjestelmässä on hyvä noudattaa tiettyjä periaatteita. Näitä periaatteita ovat verifiointi, validointi ja jäljitettävyys. Verifiointi eli todentaminen on tuloksen oikeellisuuden tarkastamista vertaamalla sitä edellisen vaiheen tuloksena syntyneisiin määrityksiin. Validoinnilla eli kelpoistamisella tarkoitetaan sen selvittämistä, että tulos (järjestelmän kuvaus tai valmis järjestelmä) on käyttötarkoituksensa mukainen. Verifiointi ja validointi tulisi suorittaa kaiken työn kaikissa vaiheissa. Jäljitettävyydellä vaiheesta toiseen tarkoitetaan sitä, että on aina pystyttävä sanomaan, miksi jokin asia on mukana dokumentissa/ohjelmassa. Lisäksi on aina pystyttävä sanomaan, miten jokin asia on huomioitu seuraavassa vaiheessa. Kuvassa 1 esitetään periaate verifioinnille ja validoinnille V-mallissa. Kuvassa 2 esitetään periaate jäljitettävyydelle V-mallissa.
Kuva 1. Periaatekuva verifioinnista ja validoinnista V-mallissa.
Kuva 2. Periaatekuva viittauksista V-mallissa.
Laatujärjestelmän rakenne
Laatujärjestelmä koostuu seuraavista rakenneosista:
- vastuut ja valtuudet laatuun liittyvistä toimista
- organisaatiorakenne yrityksen yleisjohdon tasolla
- resurssit ja henkilöstö (tarvittavat henkilöresurssit ja vaadittavat erikoistaidot, tuotantovälineet, tarkastus- ja testausvälineet) (kaikki henkilöstö - ei vain laatuhenkilöstö)
- operatiiviset menettelyohjeet
Laatujärjestelmän dokumentointi
Yleiset laatujärjestelmää koskevat dokumentit sekä projektikohtaiset laatudokumentit:
- laatukäsikirja, joka voi koskea koko yritystä tai jotain osaa sen toiminnoista
- projektikohtaiset laatusuunnitelmat, jotka kuvaavat laatujärjestelmän soveltamisen projektissa (laatutavoitteet, vastuut ja valtuudet, työohjeet, testaus-, tarkastus- ja valvontamenettelyt, laatusuunnitelman muuttamismenettelyt)
- laatutietokanta, joka sisältää testaus-, tarkastus- ja valvontamenettelyjen tulokset
Laatujärjestelmän kuvaavien dokumenttien on oltava dokumenttien hallinnan piirissä ja niillä tulee olla muista dokumenteista poikkeava yhtenäinen ulkoasu. Jos halutaan sertifiointi, niin dokumenttien ja ISO-standardien suhteet on kuvattava ristiviittaustaulukkona.
Laatupolitiikka
Laatupolitiikalla tarkoitetaan yrityksen johdon antamaa yleisluontoista kuvausta yrityksen laatutavoitteille. Projektikohtaisissa laatusuunnitelmissa laatupolitiikka muutetaan mitattavissa oleviksi laatutavoitteiksi.
Organisaatio
Yrityksessä voi olla kolme samanaikaisesti olemassaolevaa organisaatiorakennetta:
- Yrityksen normaali organisaatio
- Projektien organisaatiot (väliaikaisia)
- Laatuorganisaatio
Organisaatiorakenteet oikeuksineen ja vastuineen tulee kuvata selvästi. Lisäksi koko henkilökunnalle tulee taata oikeus tuoda esiin ongelmia ja osallistua niiden korjaamiseen. Yritys asettaa johdon edustajan, joka on vastuussa laatujärjestelmästä.
Roolikäsite
Rooli on joukko tehtäviä, vastuita ja oikeuksia. Rooli voi vastata suoraan henkilön tehtäväkuvausta, mutta se voi kohdistua myös henkilöjoukkoon ja lisäksi samalla henkilöllä voi olla samanaikaisesti useita rooleja. Roolien ryhmittely:
- johto ja ei-tuotannolliset roolit
- tuotanto
- laaduntarkkailu
- laadunvarmistus
- asiakas
Laatujärjestelmän sisäinen auditointi
Laatujärjestelmän toimivuus ja sen noudattaminen käytännössä on tarkastettava aika ajoin sisäisellä auditoinnilla. Auditointisuunnitelmassa kuvataan sisäisen auditoinnin suorittaminen. Auditoinnin tulos on kirjattava raporttiin, joka on vietävä johdon katselmoitavaksi mahdollisia toimenpiteitä varten.
Korjaavat toimenpiteet
Korjaavalla toimenpiteellä tarkoitetaan työskentelymenetelmään kohdistuvaa muutosta. Kun havaitaan virhe tuotteessa, niin pitää miettiä johtuuko virhe huonosta toimintatavasta ja tarvittaessa korjata toimintatapaa, jotta samankaltaisten virheiden syntyminen tulevaisuudessa tulisi estettyä. Korjaavan toimenpiteen vaiheet ovat:
- ongelman määrittely
- jatkokäsittelyn vastuiden määrääminen
- tärkeyden arvioiminen
- mahdollisten syiden etsiminen
- analyysin teko (varsinaisen syyn selvittäminen)
- virheen uusiutumisen estomahdollisuuksien selvittäminen
- ratkaisun valitseminen
- muutoksen aikaansaaminen (ohjeiden muutos, koulutus)
Korjaavaan toimenpiteeseen voi liittyä poikkeavien tuotteiden hävittäminen ja niiden jakeluun pääsyn estäminen.
Tarkastusmenettelyt
Yleistä
Tarkastusmenettelyjen tarkoituksena on etsiä virheitä ohjelmista ja dokumenteista, mutta ei ohjelmoijista ja dokumenttien kirjoittajista. Tarkastuksen suorittavat tekijän kanssa samantasoiset henkilöt (peer review), eivät siis tekijän esimiehet.
Tekijä tulee yleensä sokeaksi omille virheilleen ja jopa hyvin lyhyetkin toisten tekemät tarkastukset paljastavat yleensä virheitä, joihin tekijä ei ole kiinnittänyt mitään huomiota. Virhe syntyy usein määritysten väärinymmärryksestä ja jatkuu läpi suunnittelun, ohjelmoinnin ja testauksen. Lisäksi tietoisuus siitä, että muut tulevat lukemaan ohjelmakoodia ja dokumentteja, saa tekijät yleensä suhtautumaan huolellisemmin ja vakavammin työhönsä.
Tarkastusmenettelyn tavoitteita:
- löytää virheet mahdollisimman aikaisessa vaiheessa
- varmistua siitä, että kaikki ymmärtävät asiat samoin
- jakaa tietoa tuottesta muille samanlaista työtä tekeville
- todentaa, että työ on ennalta asetettujen vaatimusten mukainen
- antaa muodollinen päätös työvaiheelle
- tuottaa (mitattavaa) tietoa tuotteesta
Tarkastusmenettelyjen mahdollisia lajeja
- Tarkastus (inspection):
Muodollinen prosessi: osallistujilla tietyt roolit, perustuu tarkastuslistaan, pidetään pöytäkirjaa, syntyy tietoja laatutietokantaan - Katselmus (review/technical review):
Vähemmän muodollinen prosessi: yleensä ei synny tietoja laatutietokantaan (muilta osin muodollisuus vaihtelee) - Läpikäynti (walkthrough):
Epämuodollisin prosessi: yleensä ei synny tietoja laatutietokantaan (muilta osin muodollisuus vaihtelee) - Hallinnollinen katselmus (management review):
Johdon tekemä katselmus, jossa tarkastetaan kohteen tila ja varmistetaan eteneminen sekä resurssien asianmukainen allokointi. Prosessin muodollisuus vaihtelee kokuksen tavoitteiden mukaan. Laatutietokantaan ohjeistuksen mukaiset tiedot.
Osallistujien roolit
- Valvoja (moderator, inspection leader):
ei saa olla tarkastettavan työn esimies; ymmärrettävä käsiteltävä aihe; oltava pätevä ihmissuhteiden hoitaja - Tekijät (producers):
henkilöt, jotka ovat tehneet tarkastettavan työn; kaikkien on osallistuttava - Tarkastajat (reviewers, inspectors):
yleensä teknisessä mielessä tekijöiden tasoisia; yleensä suoranaisessa tekemisessä tarkastettavan työn kanssa; etsivät virheitä (mutta eivät ratkaise niitä) - Lukija (reader);
asiantuntija, pystyy tarvittaessa löytämään dokumentin ydinkohdat - Kirjuri (recorder, scribe):
ymmärrettävä käytettävä käsitteistö
Samojen henkilöiden käyttöä samankaltaisten töiden tarkastamisessa pitäisi välttää.
Tarkastuksen vaiheet
Tarkastuksen vaiheet ovat valmistelu, tarkastustilaisuus ja jälkihoito. Seuraavassa esitetään kaikkein muodollisin tapa, jota voidaan keventää katselmuksen ja läpikäynnin tapauksessa.
Valmistelu
Tekijät ja heidän johtajansa päättävät, että tulos on valmis tarkastettavaksi ja sopivat tarkastuksen tavoitteista, joita voivat olla esimerkiksi etsiä suunnitteluvirheet, etsiä erot aiempiin määrittelyihin tai etsiä ne kohdat, jotka eivät noudata ohjeistoja. Tarvittaessa tavoitteet jaetaan tarkastajien kesken. Tarkastukseen osallistujat määrätään ja tekijöiden tulee hyväksyä valvojan valinta. Valvoja valitsee muut osallistujat. Lisäksi valmistellaan tarvittavat materiaalit, joita ovat tarkastettava dokumentti/ohjelmalistaus, työn määrittelevät dokumentit sekä noudatetut ohjeistot ja tarkastuslomakkeet.
Aloituskokouksessa valvoja kuvaa lyhyesti tarkastuksen kohteen ja tavoitteet sekä tarvittaessa kuvaa lyhyesti tarkastuksen jatkovaiheet. Lisäksi valvoja jakaa materiaalin. Kokouksen jälkeen kukin tarkastaja käy itsekseen läpi materiaalin käyttäen hyväksi tarkastuslistoja, ohjeita ja standardeja sekä tilastoja tyypillisistä virheistä ja kirjaa käyttämänsä ajan havaitsemansa virheet ja epäselvyydet ja toimittaa nämä tiedot valvojalle, joka toimittaa kopiot edelleen tekijöille. Tekijät perehtyvät tarkastajien huomautuksiinja valmistelevat niihin vastaukset. Kokemus on osoittanut, että noin 3/4 virheistä löytyy valmistelun aikana.
Tarkastustilaisuus
Tilaisuuden alussa valvoja varmistaa, että kaikki tarkastajat ovat jättäneet raporttinsa ja tekijät ovat valmistelleet vastauksena. Jos valmistelu on puutteellista, niin tarkastustilaisuus on siirrettävä myöhempään ajankohtaan. Tarkastustilaisuudessa lukija (joka voi olla esim. yksi tarkastajista) käy ääneen läpi tarkastettavaa dokumenttia suoraan tai tiivistäen, tarkastajat esittävät tekemänsä huomautukset, ja tekijät selittävät ovatko ne virheitä vai eivät sekä tarvittaessa pyytävät tarkastajilta lisäselvityksiä; tekijät eivät ryhdy puolustuskannalle vaan ymmärtävät, että tarkastajat yrittävät auttaa tekijöitä heidän työssään.
Tarkastajat esittävät huomionsa kohteliaasti, keskittyvät työhön (eikä sen tekijöihin), välttävät tyylikysymysten käsittelyä (paitsi silloin kun tyyli on ohjeistettu) ja antavat kiitosta hyvistä kohdista. Kirjuri kirjaa virheistä paikan, lyhyen kuvauksen, virheen luokan ja virheen syyn, jos se on helposti nähtävissä. Lisäksi käydään läpi mahdolliset muut sekavuutta tai huolta aiheuttavat kohdat ja tarkastajien on otettava esiin kaikki kohdat, joita he eivät ymmärrä kunnolla. Kirjuri kirjaa havainnot. Koko ajan valvoja pitää huolen siitä, että virheitä vain etsitään ja paikannetaan mutta niitä ei ryhdytä korjaamaan.
Lopuksi valvoja päättää tarvitaanko uusintatarkastus vai ei. Uusintatarkastus on aiheellinen mikäli esim. tarkastusprosessi on normaalista poikkeva, löydettyjen virheiden jakauma on poikkeava, laatua on syytä epäillä tai joku osallistujista pyytää uusintatarkastusta. Valvoja varmistuu kirjausmerkintöjen riittävyydestä käymällä läpi kaikki syntyneet yhteenvetolomakkeet.
Tarkastustilaisuus ei saa kestää yli kahta tuntia ja samalla henkilöllä ei saa olla kahta tarkastustilaisuutta yhtenäpäivänä. Mikäli löytyy paljon pieniä virheitä, kannattaa tarkastus keskeyttää (ja jatkaa vasta kun tekijät ovat käyneettyönsä kokonaan uudelleen läpi) koska muuten suuret ongelmat jäävät helposti huomaamatta.
Jälkihoito
Kirjuri viimeistelee pöytäkirjan, toimittaa siitä kopiot osallistujille ja vie tarvittavat tiedot laatutietokantaan. Tekijät korjaavat havaitut virheet ja puutteet ja käyvät korjaukset läpi valvojan kanssa (ellei uusintatarkastusta järjestetä; valvoja voi päättää että järjestetään sittenkin). Valvoja tarkistaa, että tarkastustiedot on viety laatutietokantaan jaettä johdolle on ilmoitettu tarkastuksen onnistuneesta loppuunsaattamisesta.
Ei-paikallinen ja eriaikainen tarkastus
Tarkastus voidaan tehdä myös ei-paikallisesti, ilman fyysisiä tapaamisia. Tarkastukseen osallistujat voivat pitää virtuaalisia kokouksia eri toimipisteistä videoneuvottelu- ym. välineiden avulla. Tarkastuksen voi hoitaa myös eriaikaisena, jolloin yhteydenpitovälineeksi riittää esim. sähköposti. Tällöin valvoja huolehtii, että jokainen osallistuja tekee kussakin vaiheessa hänelle määrätyt tarvittavat toimet, jonka jälkeen tarkastus voi edetä seuraavaan vaiheeseen.
Epäonnistumisten tyypilliset syyt
- valmistelu puutteellinen
- mukana liian monta henkilöä
- mukana väärät henkilöt
- tarkastettava materiaali liian suuri: ohjelmakoodia kerrallaan enintään 500 LOC. Kaikkien tekijöiden oltava tarkastustilaisuudessa.
Laatutietokanta ja tarkastusmenettely
Tietojen keruun tarkoitus on
- varmistaa tarkastusten asianmukainen läpivienti
- paljastaa tuotteen oletettavat ongelmakohdat
- selvittää tarkastusmenettelyn tehokkuus
- tuottaa tietoa tulevien tarkastusten käyttöön
- Huom: johto EI SAA käyttää tekijöiden arvioimiseen
Laatutietokantaan viedään mm. tarkastajien yhteenvetoraportit ja tarkastustilaisuuksien yhteenvetoraportit. Kirjurin tai valvojan on syytä anonymisoida ne siten, ettei niistä voida selvittää yksittäisiä tekijöitä. Jos tekijätiedot halutaan silti viedä tietokantaan, niitä ei pidä ottaa mukaan luotaessa kannasta erilaisia raportteja.
Virheiden löytymisprosentin arviointi
Virheiden löytymisprosentin arviointi on vaikeaa. Apuna voidaan käyttää capture-recapture -menetelmää, jossa ideana on se, että mitä suurempi osa tarkastuksessa löydetyistä virheistä on kaikkien tarkastajien löytämiä, sitä suurempi osa kaikista virheistä on löydetty. Historiaan perustuvaa lähestymistapaa käytettäessä ajatellaan, että kukin tarkastaja löytää useimmiten suurinpiirtein saman prosenttiosuuden kaikista virheistä.
Tarkastuslistoista
Tarkastuslistat riippuvat käytettävistä menetelmistä ja apuvälineistä ja ne on uusittava aika ajoin.
Laatutietokanta
Laatutietokanta tarkoittaa kaikkien tuotteen tai työskentelyn laatuun liittyvien dokumenttien sekä niiden pohjalta tehtyjen yhteenvetojen kokoelmaa. ISO9001-standardin mukaan laatutietokannan ylläpito osoittaa vaatimusten noudattamista ja laatujärjestelmän tehokasta toimintaa. Tietokannan dokumentit toimivat todisteina saavutetuista tuloksista ja suoritetuista toiminnoista.
Dokumenttien tekovälineellä tai tallennustavalla ei väliä. Dokumentit voivat olla
- varsinaisena tietokantana
- kevyeen käyttöön toteutus taulukkolaskentaohjelmalla
- raskaampaan käyttöön toteutus tietokantaohjelmalla
- paperimuodossa
- laatutietokantana yksi tai useampi mappi
- tiedostoina
- laatutietokanta on hakemisto(rakenne)
- edellisten yhdistelmä
- laatutietokanta on eri säilytysvälineiden muodostama kokonaisuus
Laatutietokannan sisältönä mm:
- tarkastusmenettelyjen pöytäkirjat ja yhteenvedot
- muut laatuun liittyvät mittaustulokset
- testausraportit
- muutospyynnöt päätöksineen
- sisäisten auditointien tulokset, korjaavat toimenpiteet
- (henkilöstö)koulutuksen saamistiedot
- ulkopuolisten komponenttien arviointitulokset
Tietojen säilytysajasta on oltava selkeät ohjeet.
Vain jäsenille: