Asiakas ja ohjelmiston toimittaja

Yleistä

Ohjelmistojen loppukäyttäjät Ohjelmistot muodostavat yhä merkittävämmän osan mitä tahansa modernia tuotetta tai palvelua. Yritysten vuosittaiset investoinnit tietotekniikkaan edustavat merkittävää osaa niiden kokonaispääoman kulutuksesta. Asiakkaat vaativat toimittajilta korkealaatuisia ja luotettavia ohjelmia jotka sovittujen aikataulujen ja kustannusten mukaisesti tuotettuina vastaavat asiakkaiden tarpeita. Samalla ohjelmistojen keskimääräinen koko ja monimutkaisuus ovat monikertaistuneet nopeasti. Tämä on ei ole johtanut ainoastaan monimutkaisempiin ohjelmiin vaan myös monimutkaisempiin ohjelmistoprojekteihin. Ohjelmistoprojektien monimutkaisuutta kuvaa hyvin Standish Groupin raportti (1995), jonka mukaan 83,8 % ohjelmistoprojekteista epäonnistuu jollakin tavalla.

Ohjelmistojen toimittajille edellä esitetyt asiat ovat suuria haasteita, joihin on pystyttävä vastaamaan. Nykyisen käsityksen mukaan organisaatiot, jotka käyttävät systemaattisia, toistettavia ja kehittyviä tuotantoprosesseja ovat tuottavampia ja tuottavat korkeampilaatuisia tuotteita kuin organisaatiot, joiden tuotantoprosessit ovat hallitsemattomia. tSoft kehittää Pohjois-Karjalan tietotekniikkayritysten tuotantoprosesseja ja työmenetelmiä sekä edistää näin yritysten tuottavuutta ja kilpailukykyä. Tavoitteeseen pääseminen edellyttää ohjelmistotuotantoon liittyvää teknologian ja parhaiden käytänteiden siirtoa IT-alan yrityksille teknologian kehitykseen liittyvän tiedon, valmiiden toimintamallien, esimerkkitapausten sekä konsultoinnin muodossa. Omaksumalla tämän tiedon osaksi toimintapojansa tSoftin jäsenyritykset ovat ottaneet askeleen oikeaan suuntaan ja ovat samalla kyvykkäämpiä täyttämään vaativien asiakkaiden tarpeet.

Toimittajan arviointi

Toimittajien arviointia on tehty niin kauan kuin asiakas-toimittajasuhteita on ollut olemassa. Yhtä kauan asiakkaat ovat oppineet kantapään kautta keneltä heidän kannattaa tuotteensa hankkia. Arvioinnin tarpeeseen ja laajuuteen vaikuttavat asioita ovat mm. toimitettavan järjestelmän merkitys asiakkaalle, toimituksen koko, tilaajan aikaisemmat kokemukset toimittajasta, räätälöinnin määrä, teknisten ratkaisujen vaikeusaste ja turvallisuusvaatimukset. Arviointi voi kohdistua koko toimittajan organisaatioon tai pelkästään valittuihin erikoisalueisiin. Arvioinnin tavoitteena voi olla esimerkiksi (softa 9000):

Arviointikriteerit vaihtelevat asiakkaan tarpeiden mukaan, mutta yleisiä toimittajan valinnassa huomioon otettavia seikkoja voivat olla esimerkiksi toimittajan ammattitaito, tuotantomenetelmät, tuotteen käyttökelpoisuus, luotettavuus, suoritustuskyky ja hinta. Asiakaan kannattaa vaatia näyttöä toimittajan laatujärjestelmästä, jolloin toimittajan tehtävänä on esittää projektissa käytettävät toimintatavat. Mikäli toimittajalla on käytössä dokumentoitu laatujärjestelmä, voi se vaivattomasti esittää projektissa käytettävät toimintatavat ja tällöin asiakkaan on helpompi arvioida toimittajaa. Vertailukohtina asiakas voi käyttää omia ohjelmistoprojektistandardejaan, hankekohtaisesti asetettuja laatuvaatimuksia tai asiakkaan omaa käsitystä hyvistä käytännöistä. Mikäli toimittajalta puuttuu laatujärjestelmä, niin sen on tällöin syytä konkreettisesti alkaa miettiä toimintatapojensa kehittämistä. Ohjelmistoyritysten asiakkailla on siten myös rooli laatuajattelun edistämisessä, sillä asiakkaiden vaatimukset toimivat tällöin myös ohjelmistoalan kehityksen ohjaajina. Yrityksen laatujärjestelmää ja sen ylläpitoa on selvitetty tarkemmin sivulla laadunhallinta.

Halutessaan asiakas voi suorittaa toimittajan kyvykkyyden arvioinnin käyttämällä tunnettuja arviointikehyksiä. Niitä ovat esimerkiksi:

Näissä malleissa oletetaan, että korkeammat arviointitulokset saavilla organisaatioilla on parempi (projektin tai organisaation) suorituskyky kuin matalammat arviointitulokset saaneilla. Arviointikehysten käyttäminen edellyttää kuitenkin niiden tuntemusta, ja niiden käyttö voi olla aikaa ja rahaa vievää. Mikäli yrityksillä on yhteistyöhön tähtääviä pyrkimyksiä, niin arviointikehyksien käyttö lienee perusteltua. Aina ei asiakkaan itse tarvitse suorittaa arviointia, sillä toimittajalla voi olla jo kolmannen osapuolen antama sertifikaatti, joka todistaa toimittajan laatuasioiden olevan jonkin tunnetun standardin mukaisia. Suomessa sertifikaateja myöntää Suomen standardisoimisliitto, josta saa myös lisätietoa sertifioinnista.

Toimittajavalinnan yhteydessä joudutaan aina miettimään miten hallita toimitusriski. Toimittajan toimintatavat ja kyvykkyys harvoin vastaavat täysin asiakkaan odotuksia, yleensä ne ovat ainakin jossakin suhteessa epätyydyttäviä. Toimitusriskin kartoituksessa huomioitavia asioita voivat olla esimerkiksi: oliko toimittajalla puutteita tärkeissä asioissa, onko mahdollista sopia projektikohtaisista laadunvarmistusmenettelyistä, toimituksen hinta, ovatko arviointitulokset todella luotettavia tai onko muita toimittajia? Viime kädessä toimittajan valintapäätös on aina siitä vastaavan henkilön tehtävä.

Tietojärjestelmän toimittajan valinta on vaativa tehtävä ja vaatii asiantuntemusta. Toimittajien kyvyt ovat erilaisia ja asiakkaan on pystyttävä jollakin tavalla varmistamaan toimittajan kyky toimittaa hänen tarpeitaan vastaava tietojärjestelmä sovitussa aikataulussa ja budjetissa. Asiakkaan itse tekemä arviointi on kuitenkin kallista ja aikaa vievää. Mikäli toimittaja kehittää prosessejaan aktiivisesti tai toimittajalla on mahdollisesti sertifioitu laatujärjestelmä, niin tämä vähentää asiakkaan tarvetta työlääseen arviointiin toimittajavalinnan yhteydessä.